Os documentos contábeis são extremamente importantes para a saúde fiscal e financeira das empresas, estes documentos devem ser arquivados de forma cronológica e preferencialmente separados por natureza ou origem. Mas afinal, quais são os documentos contábeis que uma empresa deve administrar? Eles têm a função de demonstrar a evolução do negócio ao longo do tempo além de servir como formas de controle das finanças da empresa. Logo, têm uma grande importância para a gestão empresarial.

Quando falamos em documentação contábil é comum acharem que a responsabilidade por tais documentos seja responsabilidade do escritório de contabilidade responsável pela empresa. Mas, não é bem assim que funciona. Praticamente todos estes documentos são gerados pela própria empresa. Foi pensando nisso que nós resolvemos elaborar este artigo. Nele, mostraremos o que são os documentos contábeis, os principais tipos e como gerenciar esses itens. Continue lendo até o final!

Os documentos contábeis são utilizados para a escrituração e a execução de registros obrigatórios da contabilidade. Eles surgem a partir dos registros financeiros, contratos, vendas e outros fatos que acontecem no ambiente empresarial. São elementos de extrema importância na gestão de uma empresa e, portanto, carecem de atenção. Tanto com relação à sua organização, quanto arquivamento. Afinal, muitos deles devem ser armazenados durante alguns anos.

O que são os documentos contábeis?

Os documentos contábeis são aqueles utilizados para a escrituração e a execução de registros obrigatórios da contabilidade, bem como do próprio negócio. Eles surgem a partir dos registros financeiros, contratos, vendas e outros fatos que acontecem no ambiente empresarial. São elementos de extrema importância na gestão de uma empresa e, portanto, carecem de atenção. Tanto com relação à sua organização, quanto arquivamento. Afinal, muitos deles devem ser armazenados durante alguns anos. Os documentos contábeis devem ser arquivados de forma cronológica, de preferência separados por natureza ou origem. Atualmente, esse arquivamento pode ser feito utilizando a tecnologia. Por exemplo, o arquivamento digital por meio de servidores na nuvem que são acessados utilizando um certificado digital.

Quais são os documentos contábeis mais importantes?

Entre os documentos contábeis mais importante nós podemos mencionar os seguintes, veja quais são!

  • Documentos fiscais

Sem dúvidas, esse é o documento contábil mais lembrado nas empresas. Por meio delas, é possível comprovar a venda, aquisição de serviços ou produtos, garantindo que a transação gere os devidos tributos. Como a maioria dos documentos fiscais são eletrônicos o armazenamento deles deve ocorrer em meio digital.

Afinal, o elemento que corresponde à nota fiscal eletrônica é o seu arquivo XML, que não pode ser impresso. A versão do arquivo deve se manter armazenado por, no mínimo, cinco anos.

  • Comprovantes de pagamentos diversos

Outros documentos que também são utilizados pela contabilidade são os comprovantes de pagamento de água, luz, aluguel, telefone e tantas outras despesas que a empresa possui. Em geral, eles também são armazenados por um período de aproximadamente cinco anos. Eles são os responsáveis por gerar dados que constarão nos demonstrativos contábeis da empresa, como o Balanço Patrimonial, Demonstração de Resultados etc.

  • Extratos bancários

Os extratos bancários também fazem parte da relação de documentos contábeis. Além de servir ao setor financeiro, ele também é fundamental para a contabilidade. Especialmente, por registrar uma série de transações diárias e, até mesmo, recebimento de vendas. Além disso, os saldos bancários também compõem demonstrativos contábeis. O Balanço Patrimonial tem entre seus primeiros registros as informações relacionadas aos extratos bancários das contas que a empresa possui.

  • Comprovante de pagamentos de tributos e encargos trabalhistas

Os documentos trabalhistas também geram demanda para o setor de contabilidade. Logo, são considerados contábeis e precisam ser gerenciados. Entre os principais nós temos:

    • folha de pagamento, que deve ser armazenado por 10 anos;
    • guia de recolhimento do FGTS, devendo permanecer armazenado por 30 anos;
    • recibos diversos de pagamento de salários, 13° e férias.
Quais são os outros tipos de documentos de uma empresa?

Além dos documentos contábeis, a empresa tem outros tipos que também devem ser armazenados e gerenciados de forma correta. Entre eles, podemos destacar:

  • documentos de constituição (contrato social, aditivos, requerimentos de empresário etc.);
  • contratos diversos, seja com fornecedores, prestadores de serviços ou funcionários;
  • fichas profissionais;
  • orçamentos.
Como gerir esses documentos?

Agora, mostraremos como os documentos contábeis podem ser gerenciados em sua empresa. Continue lendo!

  • Digitalize os documentos

Mencionamos este assunto em um tópico anterior. Agora, aprofundaremos um pouco mais, pois a digitalização de documentos tem uma grande importância. Afinal, por meio desse processo é possível acessar as informações contábeis da sua empresa em qualquer lugar com um computador acessado à internet. Isso porque, os documentos não ficam armazenados em um local físico, mas sim em servidores na nuvem. Eles são equipados com sistemas altamente avançados que garantem a segurança e inviolabilidade deles, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso. Em alguns casos, é exigido a participação de um certificado digital para fazer o login, o que garante ainda mais proteção para seus arquivos.

  • Trabalhe junto com a tecnologia

Além de utilizar os servidores na nuvem também é interessante tratar da tecnologia. Todo o processo de gerenciamento desses documentos pode ser facilitado com o uso de um sistema de gestão de arquivos na nuvem. Atualmente, já existem softwares capazes de fazer esse gerenciamento com facilidade. Eles também contribuem para garantir a segurança nos seus dados, evitando vazamentos de informações e documentos sigilosos na sua empresa.

  • Tenha atenção a classificação dos documentos contábeis

Outro ponto importante é classificar os documentos contábeis corretamente. Eles devem ser organizados quanto a data de emissão e origem. Por exemplo, os trabalhistas devem ser armazenados em conjunto. De preferência, separando por tipo. Ou seja, você ter uma pasta mãe com o título “Documentos Trabalhistas” e dentro dela outras com os pagamentos do FGTS, outra com recibos de pagamento etc. Outro exemplo é criar uma pasta com “Documentos Fiscais”, dentro dela, outras subpastas com notas fiscais, comprovantes de pagamentos de tributos etc. Esse é apenas um exemplo de como essa classificação pode ser feita. Esse modo de gerenciamento facilita em muito a guarda dos documentos, bem como quando você precisar procurar algum papel digitalizado. Por exemplo, se precisar encontrar um documento trabalhista, basta acessar a pasta mãe com esses elementos e direcionar a subpasta específica. Outro ponto importante sobre esse gerenciamento é a nomenclatura dos documentos. É preciso ter muita atenção a esse critério, pois em alguns casos é possível encontrar os itens por meio de uma simples pesquisa com determinadas palavras-chave.

Declaração de guarda e conservação de documentos contábeis

Você viu que falar de documentos contábeis é também mencionar a sua boa conservação e o seu tempo de guarda. É chamado de guarda exatamente o processo de manutenção e armazenagem dos documentos contábeis. Esses documentos são armazenados por determinado tempo para dar segurança jurídica para a empresa ao longo desse período. Dentro dele, a Receita Federal pode querer determinada documentação e o empreendimento deverá apresentar. Boa parte dos documentos possui um tempo de guarda de 5 anos, mas isso não é uma regra geral. Para os casos especiais, você verá logo mais quais são eles. Vale relembrar que essa guarda deve respeitar a lisura dos arquivos, mantendo-os íntegros sem rasuras ou danos que possam desqualificar a sua autenticidade. Além disso, também vale a pena contar com o seu profissional da contabilidade para gerenciar esses documentos. Ele pode auxiliar nas informações sobre o tempo que determinados documentos devem ser armazenados. Por fim, podemos concluir que os documentos contábeis desempenham um papel fundamental nas empresas. Facilitando o cumprimento de obrigações principais e acessórias, permitindo o melhor gerenciamento do negócio em sua totalidade.

 

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