No entanto, pode acontecer de uma empresa estar ativa e não ter tido funcionários no ano-base das informações. Nesse caso, deve-se emitir a RAIS Negativa, documento no qual são fornecidos somente os dados cadastrais da organização. 

A única categoria que está isenta da obrigatoriedade da RAIS Negativa, caso não tenha empregos, é o MEI. Para as demais, a exigência da emissão e entrega do documento se mantém.

Como é feito o envio da RAIS?

Empresas pertencentes ao grupo 1 e 2 — organizações com faturamento superior a R$ 78 milhões e organizações com faturamento inferior a R$ 78 milhões (exceto optantes do Simples Nacional), respectivamente — devem enviar as informações ao órgão fiscalizador através do eSocial — Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. 

A substituição da RAIS pelo eSocial passou a valer a partir de 1º de janeiro de 2020, conforme Portaria 1.127/19, publicada no Diário Oficial de 14 de outubro de 2019. Os objetivos dessa alteração são simplificar o trabalho das empresas e diminuir os erros e inconsistências das informações enviadas.

Ainda segundo a portaria, a forma de envio anterior, via portal da RAIS, se mantém para as empresas pertencentes aos demais grupos, ou seja:

• grupo 3: ME (Microempresa) e EPP (Empresa de Pequeno Porte) optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoas físicas (exceto domésticos), entidades sem fins lucrativos;
• grupo 4: entes públicos de âmbito federal e as organizações internacionais;
• grupo 5: entes públicos de âmbito estadual e o Distrito Federal;
• grupo 6: entes públicos de âmbito municipal, as comissões poli nacionais e os consórcios públicos.

Quais informações devem constar na relação?

Agora que você sabe melhor o que é RAIS e para que serve, é importante entender também quais informações devem constar nesse documento.

Na Relação Anual de Informações Sociais devem ser declaradas todas as contribuições sindicais patrimoniais do ano-base e todos os trabalhadores contratados pelo regime CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas), ou por contrato de trabalho por prazo determinado ou indeterminado, inclusive em caráter de experiência, incluindo:

• data de admissão; dados do trabalhador: data de nascimento e CPF;
• data e motivo da rescisão de contrato;
• valores referentes a verbas rescisórias;
• valores de parcelas integrantes e não integrantes das remunerações mensais dos trabalhadores, com discriminação de cada um deles.

Qual o prazo de envio e consequências do não cumprimento?

Como a Relação Anual de Informações Sociais é utilizada também como base de cálculo do abono salarial, a não entrega, omissão ou declaração de informações falsas ou erradas é passível de multa, conforme determina a Portaria nº 14, de 10 de fevereiro de 2006, alterada pela Portaria nº 688, de 24 de abril de 2009. Assim, a empresa que não entregar a RAIS está sujeita a multa com valores a partir de R$ 425,64, acrescidos de R$ 106,40 por bimestre de atraso, contados até a data de entrega. 

Somado a isso, lavrado o Auto de Infração, ainda podem incidir acréscimo dos seguintes percentuais, a critério da autoridade julgadora do caso:

• de 0% a 4%: para empresas com 0 a 25 empregados;
• de 5% a 8,0%: para empresas com 26 a 50 empregados;
• de 9% a 12%: para empresas com 51 a 100 empregados;
• de 13% a 16,0%: para empresas com 101 a 500 empregados;
• de 17% a 20,0%: para empresas com mais de 500 empregados.

Já a omissão de informações ou declarações erradas ou falsas, incidem multa a partir de R$ 425,64, acrescidos de R$ 26,60 por empregado omitido ou informação incorreta/inexatamente, de acordo com o previsto no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990. Aqui, é importante lembrar que, ainda que a organização pegue a multa, ela não está isenta do envio das informações da RAIS ao Ministério da Economia/Secretaria Especial de Previdência e Trabalho. Dessa forma, a melhor maneira de evitar todo transtorno e pagamento de multas é cumprir o prazo de entrega e se atentar para enviar as informações corretamente. Para isso, é essencial contar com a ajuda de uma empresa de contabilidade, a fim de garantir que tudo seja atendido adequadamente.

Enviar a RAIS: um compromisso seu!

Saber o que é RAIS e para que serve, implica em conhecer não apenas o significado da sigla, mas a importância desse documento e tudo o que é necessário para emiti-lo. A Relação Anual de Informações Sociais é a maneira que o governo tem de efetuar um levantamento real sobre a situação trabalhista do país, recebendo, para isso, informações fornecidas pelas empresas que influenciarão na tomada de decisões para o crescimento do mercado de trabalho nacional. Por isso, os empregadores precisam enviar as informações solicitadas, a fim de colaborarem com a análise dos dados, bem como evitarem multas pelo não cumprimento dessa exigência. Ou seja, a RAIS também é essencial para manter o seu negócio em dia e garantir o atendimento de todas as legislações vigentes. 

Saiba mais no portal da RAIS.