O que é a nota fiscal e para que serve a NF?

A Nota Fiscal (NF) é um documento fiscal que registra todas as vendas e trocas comerciais da empresa. Nas situações em que a nota fiscal registra transferência de valor monetário entre as partes, a nota fiscal também destina-se ao recolhimento de impostos e a não utilização caracteriza sonegação fiscal.
Porém, as notas fiscais podem também ser utilizadas em outros contextos e finalidades como na regularização de doações, transporte de bens, empréstimos de bens, ou prestação de serviços sem benefício financeiro à empresa emissora. Uma nota fiscal também pode cancelar a validade de outra nota fiscal, como por exemplo na devolução de produtos industrializados, outros cancelamentos ou cancelamento de contratos de serviços.

Ao considerar isso pensando para que serve a nota fiscal, é possível perceber que ela possibilita o controle dos balanços econômicos. Isso tanto da empresa em si, já que ela indica quanto de dinheiro entrou e saiu do caixa, quanto a nível mais geral. Pois os dados das notas fiscais são controlados por órgãos oficiais financeiros.

A nota fiscal também é uma forma de proteção do consumidor, já que ela garante os direitos de reclamação e troca. Por isso, seja você consumidor ou empresário, não deixe emitir ou de exigir sua nota fiscal. Quando um produto apresenta algum tipo de problema ou algo relacionado à transação precisa ser contestado, a apresentação da nota fiscal é obrigatória.

A função comprobatória para que serve a nota fiscal, portanto, é uma vantagem para o consumidor. Assim, não se trata só de uma formalidade fiscal que deve ser cumprida pela empresa emissora. Não encare a nota fiscal como mais uma burocracia do governo. Mas como um garantia para ambas as partes envolvidas na transação.

 

Qual o objetivo da nota fiscal?

A NF serve para comprovar a existência de uma transação comercial e apurar os devidos impostos.

 

Qual a função da nota fiscal?

A função da nota fiscal é exatamente comprovar uma venda e apurar seus impostos. Assim, esse documento é usado quando há uma fiscalização na empresa e deve ser guardado por 5 anos.

 

 Como funciona a emissão da nota fiscal?

A emissão da nota fiscal deve ser feita de acordo com a natureza do serviço que a sua empresa presta. Ao formalizar o seu negócio, você precisa definir os seus respectivos CNAEs. Essa é uma forma de classificar as atividades que sua empresa realiza. Quando você for emitir uma Nota Fiscal, a prefeitura pede para escolher o CNAE que melhor identifica o serviço prestado. Vale a pena lembrar que, mesmo a sua empresa tendo mais de uma opção de CNAE, você só poderá indicar um na NF.

O Microempreendedor Individual é a única exceção quando se trata de obrigatoriedade na emissão de nota. O MEI que vende diretamente para uma pessoa física não precisa emitir. Mesmo assim, sempre o mais correto e indicado é emitir e formalizar a receita. Se você não tem certeza sobre a sua obrigação, fale com um contador para tirar suas dúvidas!

 

A emissão de nota fiscal é obrigatória?

Sim, a emissão de uma noto fiscal é obrigatória sempre que ocorrer uma transação comercial. A única exceção é para o MEI – Microempreendedor Individual – que vende para uma pessoa física.

Como dissemos, a nota fiscal é o documento através do qual a Receita Federal calcula a quantidade de dinheiro movimentada com as trocas comerciais de sua empresa. Quando uma transação é realizada sem a emissão de nota fiscal, conclui-se que ela não está sendo informada ao governo e aos órgãos de fiscalização, o que configura sonegação de impostos.

 

Erros comuns durante a emissão da NF

Quem tem uma rotina corrida sabe que, às vezes, buscamos soluções mais rápidas e fáceis para solucionar alguns problemas. Mas, em se tratando da contabilidade da sua empresa, o caminho mais fácil nem sempre pode ser usado.

Um problema que acontece frequentemente ao emitir notas fiscais é escolher o tipo errado de Certificado Digital. Pode acontecer da sua empresa adquirir o errado e, depois, precisar comprar outro.

Por exemplo, o que possibilita a automação de notas fiscais é o certificado A1 é digital, arquivo a ser instalado no computador ou mesmo no emissor de nota fiscal eletrônica. Já o certificado A3 é físico, como um pendrive ou um token. Ele precisa ser plugado no computador todas as vezes que você logar. Por isso, peça ajuda para o seu contador nesses momentos mais difíceis de escolha.

 

Tipos de Nota Fiscal

Existem três tipos de notas fiscais:

  • NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica), que deve ser usada por empresas prestadoras de serviço, como academias de ginástica ou oficinas.
  • NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica), que normalmente é utilizada pelo varejo porque substitui o cupom fiscal eletrônico.
  • NF-e (Nota Fiscal de Produto Eletrônica), utilizada por empresas que vendem produtos físicos. Isto serve tanto para lojas físicas como lojas online.

 

O que deve constar na nota fiscal?

A legislação que regulamenta a emissão de notas fiscais é estadual. Isso significa que alguns detalhes podem variar de um estado para outro, mas a estrutura básica de um documento fiscal costuma ser a mesma.

Afinal de contas, o fim para que serve a nota fiscal precisa de dados comuns e que não podem variar muito,. Caso contrário, não haveria padronização e seria impossível organizar esse processo nas empresas.

 

Os dados que devem aparecer obrigatoriamente na nota fiscal são:

  • o nome da empresa,
  • o seu CNPJ,
  • o endereço da empresa,
  • a data da transação realizada,
  • a descrição dos bens e também dos serviços envolvidos,
  • e o valor total da venda efetua.

Ao contrário do que muita gente pensa, a nota e o cupom fiscal não são a mesma coisa. Embora ambos tenham o mesmo significado para os órgãos regulamentadores – ou seja, os dois permitem o registro da transação e a taxação da troca -, o que muda é a relação para com o cliente. O cupom pode ter uma versão mais resumida dos dados e, portanto, não necessariamente é aceita na hora de trocas ou devoluções de mercadorias. Mais um motivo para exigir a emissão de suas notas fiscais sempre!

E aí, conseguiu entender para que serve a nota fiscal eletrônica e sua importância?

Para saber mais informações sobre Nota Fiscal (NF) consulte um de nossos especialistas agora mesmo! 

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