Auditoria contábil são processos de análises e conferências dos registros de uma empresa que permitem verificar detalhadamente toda a situação financeira e econômica. A auditoria contábil é tão essencial para as empresas quanto a assessoria contábil, pois o processo assegura a precisão dos seus registros e a gestão de documentos, prevenindo problemas relacionados a fraudes ou a irregularidades fiscais. Esses procedimentos ajudam a evitar documentações incorretas, irregularidades na gestão, desvios de verba e problemas com o fisco.
É fundamental inclusive para rever a dinâmica de trabalho na companhia, já que a auditoria também pode ajudar a otimizar, automatizar e redesenhar os processos administrativos.
Quando a ação se torna uma prática constante, você consegue atuar com mais tranquilidade e o melhor: passa a conhecer profundamente a situação financeira do seu negócio.
A auditoria contábil pode trazer com maior exatidão qualquer problema regulamentar da empresa, além de identificar a real situação financeira e econômica da empresa.
No texto de hoje, falaremos sobre o assunto para que você entenda o que é auditoria contábil, quais as vantagens que ela oferece e quais os melhores passos a serem dados para alcançar resultados satisfatórios. Confira!
O que é Auditoria Contábil, quais são seus benefícios e como fazer?
Quais são os benefícios da auditoria contábil?
Além de mostrar de forma mais detalhada e segura a realidade da empresa, também proporciona maior controle das finanças e uma gestão eficiente para fazer investimentos, traçar metas e fazer planejamentos com mais segurança.
A auditoria contábil permite que o empreendedor veja a empresa com total transparência. Entretanto, não apenas apresenta possíveis problemas, a auditoria também mostra causas e consequências e orienta sobre como corrigir as falhas observadas.
Esse processo pode ser rápido ou longo, dependendo da quantidade de demandas que existirem. Quando uma empresa vai receber investimentos de terceiros ou está em processo de fusão ou aquisição, a auditoria contábil costuma ser uma exigência de garantia do negócio.
Ou seja, a auditoria contábil atesta que a empresa cumpre com todas as regras do mercado e se mostra preparada para receber investimentos ou ser adquirida por outra companhia.
Contudo, independentemente do porte da empresa e se ela será vendida ou receberá investimentos, ter a certeza de que os controles internos estão sendo realizados de maneira eficiente é sempre fundamental para uma boa gestão.
Dessa forma, a previsão de lucros e encargos é mais segura e fica possível prever como a empresa vai se comportar financeiramente em diversos cenários, inclusive em momentos de crise.
Auditoria contábil interna e externa
A auditoria interna é realizada na própria instituição para avaliar se as contas da empresa estão corretas e os valores estão alinhados e declarados corretamente. Além de verificar toda a documentação e cruzar os dados existentes. Ou seja, é uma revisão e apreciação dos controles internos. Em companhias de grande porte costuma haver um departamento especializado nessa área.
Já a auditoria externa é feita por empresas de auditoria independentes. Essa necessidade pode surgir quando um investidor ou comprador solicita, para ter mais segurança na transação, ou quando o fisco tem alguma suspeita de fraude ou irregularidade, como a sonegação fiscal.
Como funciona a Auditoria Contábil?
Primeiramente, é preciso fazer uma pesquisa ambiental. Essa é a fase de reconhecimento para entender as operações, coletar informações e consultar os documentos da companhia.
Em seguida, começa o planejamento da auditoria, com a escolha de estratégias que serão mais efetivas e eficientes. O auditor deve especificar todos os procedimentos que irá adotar e como fará os testes.
Depois o sistema contábil e os controles contábeis são documentados em detalhes para serem avaliados. O objetivo dessa etapa é determinar os pontos fortes e fracos do sistema.
Na sequência, são realizados os testes. O primeiro verifica se os procedimentos de controle interno estão funcionando efetivamente e dentro das regras estabelecidas. Já o segundo, também chamado de teste substantivo, confirma a exatidão dos valores e de outras informações contidas nas demonstrações contábeis
Por fim, o auditor avalia os resultados obtidos nos testes, revisa a adequação das demonstrações contábeis e redige o parecer de auditoria, de acordo com as normas brasileiras de contabilidade.
Falhas e fraudes
A auditoria contábil pode concluir que os processos da empresa estão adequados e são bem executados ou apontar os problemas encontrados para que cada um seja corrigido. Entretanto, é preciso diferenciar falhas e fraudes.
O primeiro é um ato não intencional e pode acontecer por desatenção ou má interpretação de fatos. Geralmente, são resultantes de processos mal desenhados, excesso de tarefas manuais e falta de um gerenciamento de dados integrado.
Já a fraude é mais grave e muitas vezes são casos de polícia. Pode ser omissão ou manipulação de transações, falsificação ou alteração de registros ou documentos, apropriação indébita de ativos, registro de transações sem comprovação, entre outras práticas contábeis indevidas.
Contudo, independentemente do resultado, a auditoria é peça fundamental para o bom desempenho das organizações, já que faz uma varredura, propõe melhorias, caso sejam necessárias, e favorece o crescimento transparente e seguro do empreendimento.
Quais as vantagens da Auditoria Contábil?
Entre as vantagens de se fazer uma auditoria contábil, o grande destaque fica com o detalhamento da realidade da organização. Com isso, é possível monitorar as finanças de um jeito mais minucioso, o que colabora para a antecipação e projeção de cenários em um médio e longo prazo. Além disso, você consegue evitar problemas com a fiscalização, já que toda a documentação ficará em ordem, assim como todas as transações financeiras.
Com uma boa auditoria contábil, você consegue encontrar as falhas no controle interno e na organização administrativa, o que possibilitará um estudo sobre novas estratégias e novas formas de ação. Isso significa otimização de resultados e melhoria na qualidade do serviço.
Convém ressaltar que em alguns casos, quando a empresa não toma a iniciativa de realizar a própria auditoria, o Fisco determina a execução de uma auditoria, devidamente conduzida por profissionais preparados para o exercício da função. A medida deriva da suspeita de fraude ou irregularidade por parte do órgão.
Como obter resultados satisfatórios?
Para obter resultados satisfatórios com as auditorias contábeis, é importante contar com o apoio de um contador que tenha conhecimento das normas brasileiras e internacionais de contabilidade. Como as mudanças delas costumam ser frequentes, é recomendável procurar por um profissional competente e atualizado. No mais, certifique-se de seguir as recomendações comentadas a seguir.
Análise de processos internos da empresa
O controle interno visa garantir a segurança das informações e dos procedimentos realizados dentro da sua empresa. Contudo, mesmo que realizado com todo cuidado e por profissionais gabaritados, alguns erros podem passar despercebidos na hora de controlar os dados da empresa.
Então, para começar a auditoria contábil, é interessante reunir todas as informações internas e repassá-las ao auditor, para que ele faça um levantamento e uma conferência dos dados. Além de possibilitar a identificação de eventuais problemas, a medida é essencial para que o profissional entre em contato com as atividades internas do seu negócio.
A imersão fará com que ele entenda o funcionamento de todas as operações. Somente depois de uma varredura criteriosa ele poderá sugerir mudanças e adequações que tragam melhorias e que facilitem a rotina da equipe.
Providencie um levantamento de riscos
A partir de uma análise das ações da empresa e de sua forma de atuação, identifique os erros e quais deles podem colocar o negócio em risco. É importante considerar tanto aspectos fiscais quanto aqueles relacionados à documentação, à organização de pagamentos e ao cumprimento das obrigações e dos encargos trabalhistas.
Compare registros internos e externos
De posse dos recibos de seus fornecedores, compare-os com os dados registrados internamente em cada operação. Esse tipo de conferência ajuda a detectar possíveis inconsistências associadas a cálculos, números de CNPJ ou quaisquer outros dados equivalentes.
Estabeleça os procedimentos a serem adotados para testes e evidências
Defina o conjunto de procedimentos a serem adotados durante a auditoria, a fim de que os testes proporcionem os resultados esperados. De acordo com as evidências coletadas, o auditor reúne as condições necessárias para dar seu parecer técnico sobre a situação da empresa.
Quanto melhores e mais conclusivas forem as amostras, mais fundamentado e inequívoco será o relatório final. Isso justifica a relevância de se determinar o passo a passo da metodologia aplicada na auditoria.
Utilize um software de gestão contábil
A tecnologia trouxe inúmeros recursos que facilitaram a vida dos empresários e gestores, além de modernizar a rotina operacional. Nesse sentido, algo que contribui de forma considerável para o procedimento de auditoria contábil é a utilização de um software de gestão contábil.
Por meio dele, você consegue integrar todas as informações contábeis em um só lugar, o que facilita o controle, aumenta a segurança, agiliza as ações internas e, principalmente: confere mais veracidade aos resultados.
Se, por um lado, os cálculos efetuados por funcionários podem conter erros, do outro, esses sistemas são precisos. Submetidos a todas as atualizações necessárias, eles cumprem a função de reduzir significativamente o risco de falha humana.
Além disso, é possível ter uma visão ampla quanto às despesas, ao faturamento, às movimentações de contas, etc. Soma-se a isso o fato de que, ao optar pela utilização desse tipo de software, a empresa otimiza a concretização de suas tarefas cotidianas. Em caso de problema, ainda é possível contar com o suporte da fornecedora da solução.
Como você pode ver, a adesão a um sistema contábil oferece uma série de vantagens. Para que seu negócio possa usufruir de todas elas, entretanto, é preciso atentar para alguns detalhes na hora de escolher a solução ideal para seu negócio. Ao tomar os cuidados necessários, você facilitará os procedimentos relacionados à auditoria contábil.
Dito isso, observe, na sequência, os aspectos que devem ser considerados para encontrar um software de gestão contábil de excelência!
Qualidade do suporte oferecido
Em primeiro lugar, é necessário destacar que, ao contrário do que parece, a qualidade em si de um software não deve ser usada como único parâmetro de escolha. Por melhores que sejam os recursos disponibilizados pela ferramenta, instabilidades, mesmo que momentâneas e esporádicos, podem acontecer.
Tais eventualidades são compreensíveis. O que se torna inaceitável é a inexistência de um suporte ágil e, sobretudo, eficiente. Note que a rapidez do atendimento precisa ser acompanhada de resoluções precisas, em vez de paliativas. Para que ambas as características estejam no nível esperado, a equipe de apoio técnico deve ser composta por profissionais experientes e altamente capacitados.
O problema é que, na prática, é um tanto quanto complicado mensurar o desempenho desses colaboradores diante da necessidade de se resolver problemas urgentes. Contudo, existe um modo de, ao menos, ter uma noção da qualidade do suporte técnico, conforme mencionaremos um pouco mais abaixo.
Por enquanto, lembre-se de conferir quais são ok, já que um suporte que funciona 24 horas por dia e 7 dias na semana, por exemplo, pode fazer falta.
Infraestrutura da segurança de dados
Armazenar e gerenciar dados contábeis é uma tarefa extremamente delicada. Como contador, você se torna responsável por garantir proteção a diversas informações sigilosas dos seus clientes. Qualquer tipo de vazamento desses conjuntos de dados ou mesmo perda devido à eliminação acidental repercute negativamente na imagem do seu escritório contábil.
Contanto que o software tenha sido bem projetado, ele se antecipará a esses possíveis problemas. Em se tratando da proteção contra invasão ou interceptação de dados, espera-se que haja uma infraestrutura de segurança digital condizente com o valor dos documentos em questão.
Logo, a solução deve contemplar uma criptografia de dados com tecnologia de ponta. Some-se a isso a inclusão de firewall e antimalwares preparados para erguer barreiras protetoras e bloqueios de execução de scripts maliciosos, respectivamente.
Por fim, outra medida vinculada à segurança dos arquivos em si consiste na adoção de uma rotina de backup eficaz. Assim, quaisquer falhas humanas que acarretem a eliminação de dados poderão ser reparadas tranquilamente via procedimentos de restauração.
Frequência das atualizações
Tudo o que foi mencionado até aqui também precisa estar amparado em atualizações regulares. Isso, evidentemente, partindo do pressuposto de que elas aprimorem, e não piorem a qualidade das funções do software.
Prestar atenção às verdadeiras melhorias é igualmente relevante. Afinal, não raro todos nós somos surpreendidos por atualizações de software quase que totalmente desnecessárias. De modo geral, é preferível que haja um equilíbrio na quantidade de atualizações, já que o exagero tende a ser mais prejudicial do que benéfico.
Em igual medida, uma baixa frequência de atualizações também merece ser considerada na hora de escolher o software de gestão contábil. O longo intervalo entre um upgrade e outro pode, por exemplo, indicar que a empresa fornecedora da solução não observa as sugestões de melhoria feitas pelos próprios clientes. Portanto, é possível concluir se há um projeto de customer success satisfatório em andamento.
Além disso, o funcionamento do software também depende de atualizações específicas, correlacionadas às modificações periódicas da legislação contábil. Com isso, você se assegura de que todos os lançamentos efetuados automaticamente permaneçam alinhados às leis em vigência.
Avaliações de outros clientes
Lembra-se da importância de avaliar a qualidade do suporte técnico? Uma das melhores formas de analisá-lo é por meio da leitura dos depoimentos de outros clientes. Seja em fóruns especializados, seja em sites que registram reclamações contra a empresa, é aconselhável levar em conta quais são os pontos mais mencionados.
A menção à efetividade do amparo técnico é apenas um dos fatores a serem constatados. Ao ler os comentários deixados pelos usuários do software, preste atenção também aos elogios e críticas direcionados às funcionalidades disponibilizadas.
Apenas tenha a cautela de chegar a alguma conclusão prévia após a leitura de um número razoável de resenhas. Isso é fundamental, uma vez que muitas pessoas reclamam sem razão, enquanto outras elogiam funções que sequer utilizam, de fato. Para facilitar, atenha-se às experiências relatadas por escritórios de contabilidade com boa reputação no mercado.
Em certos casos, talvez seja válido perguntar a opinião de alguns clientes diretamente. Dessa forma, você obtém mais detalhes quanto à visão deles acerca de todos os pontos a serem levantados antes de adquirir um software de gestão contábil. Se todas as informações (advindas da empresa e usuários) se complementarem, significa que você está no caminho certo para modernizar seu escritório.
Adequação às necessidades do escritório
Basicamente, todo bom software ou sistema de gestão deve ser o mais completo possível. Porém, você deve comparar os recursos dele com as reais necessidades do seu escritório de contabilidade. Caso algo esteja em falta, vale a pena contatar a fornecedora e verificar a existência de alguma outra versão da ferramenta.
Tenha em mente que a contratação de um sistema ou software incapaz de suprir as necessidades da empresa culminam na aquisição de itens adicionais. Normalmente, o preço a se pagar por todo o conjunto separadamente é maior que aquele integrado em uma única solução.
Reputação da empresa fornecedora
Finalmente, para que tudo esteja nos conformes antes de uma auditoria contábil, é indispensável que você também examine a reputação da organização responsável pelo software. Aqui, é interessante visitar o site e as redes sociais da empresa em busca de cases de sucesso atrelados às soluções elaboradas por ela.
Ao longo desse processo de pesquisa, veja se o marketing utilizado pela fornecedora do software é coerente com as recomendações feitas pelos clientes. Ao mesmo tempo, faz-se igualmente oportuno verificar se e quantos prêmios essa mesma empresa já ganhou por suas criações. Tais premiações são o mais puro atestado do compromisso dela com a qualidade do que é lançado no mercado.
A auditoria contábil vai transformar a sua rotina e trazer segurança e estabilidade para o seu negócio. Com certeza, isso vai contribuir para o aumento da credibilidade dela no mercado. A partir daí, ficará mais fácil prospectar novos clientes qualificados e, dessa maneira, alcançar um crescimento consistente para seu escritório.
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