A Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) tem como finalidade registrar todos os pagamentos de tributos que são realizados de forma automática. Assim, a Receita Federal tem como identificar possíveis fraudes e analisar os números informados nas declarações de pessoas e empresas que pagaram valores com tributação na fonte. Caso haja erros, a declaração será avaliada e se for constatada qualquer irregularidade, uma multa poderá ser aplicada.

O que é Dirf e para que serve?

A Dirf é a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte. Emitida pela fonte pagadora, que pode ser tanto pessoa física ou empresa, seu objetivo é informar à Receita Federal os valores de imposto de renda e outras contribuições que foram retidos com pagamentos a terceiros, a fim de evitar sonegação fiscal.

A Dirf informa quanto a fonte recolheu de IR (Imposto de Renda) sobre o pagamento de cada um de seus colaboradores e outros contratados, inclusive empresas, durante o ano-calendário anterior à emissão — em 2021, por exemplo, a declaração da Dirf irá conter as informações de pagamentos efetuados em 2020.

Quando e como emitir a Dirf?

Agora que você sabe o que é Dirf e para que serve, é importante entender melhor quanto ao prazo de entrega e como fazer o envio.

Via de regra, você tem até o dia 28 de fevereiro, às 23h59min59s para enviar a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte à Receita Federal, através do Programa Gerador de Declarações.

Após baixá-lo, é preciso preencher a Dirf com os dados solicitados, ou importar as informações do sistema de gestão contábil que utiliza.

O programa sofreu alterações de laiout para o ano de 2021, conforme ADE COFIS 34/2020, desta forma, é preciso estar atento ao sistema utilizado para a geração do arquivo, para evitar problemas na entrega.

O não envio dentro do prazo estipulado gera multa de 2% ao mês-calendário, ou fração, sobre o montante de IR informado na declaração. Vale lembrar também que há a multa mínima de R$ 200 para pessoas físicas, jurídicas inativas e empresas optantes pelo Simples Nacional. Para os demais casos, o valor é de R$ 500.

Por isso, é importante cumprir o prazo. Mas caso não tenha todas as informações até a data limite, é possível enviar a Dirf, ainda que incompleta, e fazer a retificação posteriormente.

Quem está obrigado a entregar a Dirf?

Todos os anos a Receita Federal publica as regras com relação a obrigatoriedade de entrega da DIRF.

Veja abaixo alguns casos que te obrigam à entrega desta declaração:

Com retenção de IR

Pessoas físicas e jurídicas que retiveram IR devido a pagamentos ou créditos de rendimentos, ainda que tenha sido por um único mês do ano-calendário. Exemplos:

• empresas privadas com sede no Brasil;
• empresa públicas;
• organizações individuais;
• condomínios edilícios.

Sem retenção de IR

Há empresas que, ainda que não tenham retido IR, são obrigadas a emitirem a Dirf. Veja alguns exemplos:

• organizações regionais e nacionais que administram desportos olímpicos;
• Candidatos a cargos eletivos, inclusive vices e suplentes;
• Pessoas físicas e jurídicas residentes e domiciliadas no país que efetuaram pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa a pessoa física ou jurídica residente ou domiciliada no exterior

Vale ressaltar que empresas do Simples Nacional não estão dispensadas da entrega.

Ou seja, são vários os casos que se enquadram na obrigatoriedade. Por isso, contar com a ajuda de um profissional contábil para identificar o posicionamento da sua empresa quanto a essa questão é essencial.

Prazo DIRF

A DIRF 2021 é obrigatória para todos aqueles que pagaram qualquer quantia em qualquer operação onde houve tributação direto na fonte. Sendo assim, devem preencher a DIRF as pessoas físicas e/ou jurídicas que foram a fonte pagadora de algum rendimento com tributação retida na fonte, mesmo que isso tenha ocorrido uma única vez durante todo o ano de 2020.

A DIRF se aplica tanto para empresas que fizeram esses pagamentos de rendimentos com tributação em fonte de forma direta quanto àquelas que fizeram esse trâmite por meio de um representante.

A declaração precisa ser feita pelo Programa Gerador da DIRF (PGD) e encaminhada para a Receita Federal até às 23h59 (horário de Brasília) do dia 26 de fevereiro de 2021.

Como se trata de um sistema digital e online, a Receita recomenda a todos que façam o download do PGD com antecedência, para que seja possível analisá-lo com calma, entender como ele funciona e fazer a declaração sem pressa. O Órgão também recomenda que os contribuintes não deixem sua declaração para o último dia.

É importante preencher a DIRF com tranquilidade, pois ela é muito importante para o controle administrativo de qualquer negócio e erros nos dados podem gerar multas altas.

Regras DIRF

A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte deve incluir informações sobre:

• Pagamentos de empregados assalariados;
• Distribuição de lucros dos sócios de um negócio;
• Pagamentos que foram feitas para pessoas jurídicas e que tiveram retenção de impostos e taxas como Cofins, CSLL, PIS e IR;
• Quaisquer valores que foram encaminhados para o exterior;
• Valores que geram dedução em salários, como é o caso das pensões alimentícias;
• Informações sobre pagamentos de planos de saúde e previdência.

Existe um campo certo para inserir cada uma das informações listadas acima, para saber onde cada uma se enquadra, basta baixar o PGD e verificar os dados de cada campo a ser preenchido.

Penalidades

A DIRF é uma obrigação acessória da Declaração de Imposto de Renda – seja de PF ou de PJ – então, a falta dessa declaração pode gerar problemas para encaminhar a sua declaração de IR, além da possibilidade de cair na famosa malha fina e ter que pagar multas.

Quem deixar de apresentar a DIRF no prazo, fica sujeito à multa de 2% ao mês, sendo que esses juros incidem sobre o valor total de tributos e contribuições que foram apresentados na declaração. A multa mínima é de R$ 200 para pessoas físicas e empresas que se enquadram no simples nacional. Para os demais, a multa mínima é de R$ 500.

O que acontece após a emissão e envio da Dirf?

Com todos essas informações sobre o que é Dirf e para que serve, é interessante também entender o que acontece após a sua empresa gerar e enviar esse documento, bem como o que o torna tão importante.

Como dito anteriormente, o objetivo dessa declaração é evitar a sonegação de impostos, tanto por parte de pessoas físicas quanto de jurídicas. Assim, essa declaração é utilizada para que o governo fiscalize se as empresas estão cumprindo corretamente as regras de recolhimento do IR.

O empreendedor deve fornecer aos seus funcionários todos os documentos que comprovem as deduções e retenções do Imposto de Renda e a natureza e a quantia recebida: no caso dos trabalhadores assalariados, isto deve ocorrer quando o valor pago a ele no ano anterior for igual ou acima de R$ 28.559,70; já quando não há vínculo empregatício (caso de um trabalhador autônomo, por exemplo), o profissional deve ser avisado quando o pagamento for acima de R$ 6 mil, mesmo que não tenha acontecido retenção de imposto.

Além disso, também é necessário informar aos colaboradores os valores referentes à previdência complementar e seguro de vida que tenham sidos pagos no ano anterior.

Todas estas informações devem estar de acordo com o que foi declarado na Dirf, especialmente porque os dados serão cruzados com as declarações de pessoa física destas pessoas e qualquer diferença poderá ser detectada pelo fisco mais tarde.

Para fazer essa análise, os dados e valores informados na Dirf são comparados como os mencionados na Declaração de Ajuste Anual do Imposto de Renda das Pessoas Físicas (DIRPF) de cada funcionário.

Caso seja constatada alguma inconsistência, a Receita Federal verificará mais profundamente as informações, a fim de apurar se o erro é da fonte pagadora ou do empregado.

Identificada a falha, o responsável cai na chamada “malha fina” e pode sofrer penalidades (pagamento de multas) de acordo com a cada caso.

Após a entrega, o contribuinte pode verificar o estado da sua Dirf para saber se está tudo certo ou não. São cinco modalidades:

1. Em Processamento: quando a RF ainda está avaliando as informações declaradas;
2. Aceita: quando a declaração foi aprovada;
3. Rejeitada: quando foram detectados erros durante o processo e o documento deverá ser retificado;
4. Retificada: quando o relatório foi substituído integralmente por outro;
5. Cancelada: quando a declaração perde todos os seus efeitos legais.

Como lançar extrato de cartão de crédito na DIRF

1. Clique na aba Declarações Digitais
2. Clique em DIRF Cartão.
3. Informe o ano anterior ao ano vigente.
4. Clique em Novo Estabelecimento.
5. Selecione a empresa.
6. Informe a operadora.
7. Determine as informações do estabelecimento junto ao site da operadora.
8. Clique em Gravar.

Como evitar erros na emissão da Dirf?

Para se ter uma ideia de como não é raro falhas como essas acontecerem, segundo informações fornecidas pela Receita Federal e publicadas no site da Agência Brasil, só em 2019, mais de 700 mil declarações de IRPF apresentaram alguma inconsistência..

Com relação à malha fina de pessoa jurídica, outro levantamento da Receita Federal, também publicado na Agência Brasil, apontou mais de 5 mil empresas autuadas em 2019, representando mais de R$ 1 bilhão referente ao ano-calendário de 2014.

O órgão fiscalizador orienta que as empresas que estejam com alguma irregularidade junto ao Fisco providenciem sua autor regularização quanto antes.

Tudo alinhado com a sua DIRF?

A Dirf é uma declaração que informa à Receita Federal os valores que foram retidos sobre o pagamento de rendimentos a funcionários. O não envio dentro do prazo estipulado pelo órgão fiscalizador gera multas e diversos transtornos junto ao Fisco.

Além disso, os dados são cruzados com os informados pelos colaboradores em suas declarações de IRPF, com o objetivo de evitar fraudes e sonegação de impostos.

Por todos esses motivos, é essencial que você cumpra com essa obrigação acessória e fique em dia com a Receita Federal.

A contabilidade é responsável pelo envio das informações desta declaração à Receita Federal, então é importante contar com a ajuda de uma empresa de confiança para lhe auxiliar neste processo.

Agora que tem todas essas informações sobre o que é Dirf e para que serve, ficou mais clara a importância dessa declaração?

Orientações como essas são fundamentais para ajudar a sua empresa a se manter legalizada e crescer cada dia mais.

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